Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato

Задача: 

Созданный в 1928 году Государственной полиграфический и монетный институт (IPZS), в качестве единственного  акционера компании которого является Министерство экономики и финансов Италии, заявил о необходимости развивать деятельность по управлению Реестром поставщиков и тендеров с помощью телекоммуникационных систем и посредством платформы, разработанной для системы электронных закупок, гарантирующее достижение следующих целей::

  • Оптимизация и ускорение тендерной процедуры и управление реестром поставщиков;
  • Содействие процессу сбора и обобщения данных о расходах;  
  • Реорганизация и рационализация Реестра поставщиков; Повышение прозрачности в управлении тендером; 
  • Оптимизация управления процессом переговоров путем упрощения и компьютеризации процедур, в частности, в отношении этапа оценки тендерной заявки;
  • Сокращение затрат снабжения, благодаря снижению стоимости участия предприятий в тендерах посредством компьютеризации процессов.
Решение: 

Платформа Pro-Q откликнулась на потребности Государственного  полиграфического и монетного института (IPZS)  в соответствии с положениями Закона о закупках (итальянский законодательный указ № 163 от 2006 г.) и соответствующими стандартами, и была персонализирована на основе конкретных запросов, связанных с некоторыми особенностями деятельности, осуществляемой Институтом. В частности, платформа будет взаимодействовать с: 

  • Управлением по надзору государственных контрактов на выполнение работ, услуг и поставок (AVCP) для автоматической отправки данных, необходимых для получения номера ссылки на участие в конкурсе (CIG);  
  • Органом для раскрытия звонков через Официальный журнал Европейского Союза (TED) для экспорта и автоматической публикации на портале и подтверждения получения ответа; 
  • С ERP SAP R3 для непосредственной передачи данных в управленческом учете. 

 

Кроме того, так называемые Динамические Анкеты позволяют IPZS создавать формы для сбора информации в дополнение к тем, что предоставляются Реестром с целью выявления поставщика и оценить гарантию эффективности в соответствии со временем, предусмотренным в договоре. Данный вид деятельности особенно важен, например, при поставке бюллетеней, когда необходимо принимать во внимание возможности поставок (например, количество поставляемых машин и принтеров), но с использованием сторонних  подрядчиков на некоторых этапах обработки. Например, в случае изгиба, происходящих вне типографии, перемещение  материала предполагает вмешательство итальянской финансовой полиции для обеспечения гарантий, что операции соответствуют требованиям.

Благодаря использованию портала, Государственный полиграфический и монетный институт (IPZS) смог:

  • Ускорить создание, публикацию, управление и оценку фаз проводимых тендеров;
  • Объединить документацию, связанную с управлением электронных закупок;
  • Определить стандартные модели, необходимые для регистрации поставщиков и участия в тендерах;
  • Стандартизировать и организовать информацию о поставщиках и деятельности по закупкам;
  • Иметь больший контроль над процедурами и их статусом, посредством отслеживания всего процесса;
  • Уменьшить время, необходимое для внесения данных посредством автоматического экспорта в другие уже используемые системы;
  • Обеспечить прозрачность системы электронных закупок;
  • Снизить затраты на поставку и управление.